Paniek, paniek, paniek! Wat te doen als uw boekhouding verloren gaat en hoe voorkomt u dergelijke problemen? Het kan gebeuren dat uw boekhouding, of een deel ervan, verloren gaat. Of het nu brand is, waterschade, diefstal, een tornado of een andere reden… Dit kan ernstige gevolgen hebben wanneer er geen back-up is gemaakt!

De Belastingdienst kan een fikse boete opleggen wanneer u hen niet direct op de hoogte brengt van wat er gebeurt is. Wanneer u pas aangeeft bij een latere controle dat de gehele administratie of een gedeelte hiervan verloren is gegaan, heeft u niet voldaan aan de verplichting om de administratie 7 jaar te bewaren. Met alle gevolgen van dien.

Dus, de administratie is weg, wat nu?

Doe aangifte bij de politie en breng vervolgens de Belastingdienst schriftelijk op de hoogte van wat er is gebeurd. Voeg een proces-verbaal en het inspectierapport van de verzekeraar ter bewijs toe als bijlagen.

Neem ondertussen contact op met leveranciers en klanten, vraag zoveel mogelijk duplicaatfacturen op uit het verleden. Zoek ook bij externe partijen, zoals accountants, naar kopieën. Laat de Belastingdienst weten wat u gedaan heeft om de administratie te herstellen en hoe u daarmee verder gaat. Vraag vervolgens wat de fiscus nog meer van u verwacht.

De fiscus zal coulant zijn als er sprake is van onmacht. Toch zal de fiscus sterk aanraden de administratie op meerdere plekken te bewaren, ook digitaal, om te voorkomen dat deze (nogmaals) beschadigd raakt of verloren kan gaan. Op de wetgeving omtrent het digitaal bewaren van gegevens, zal in een volgende nieuwsbrief verder worden ingegaan. Mocht u daar tussentijds al vragen over hebben of meer informatie over willen, neem dan gerust contact met ons op.

Verzekeringstechnisch kunt u nagaan of er een reconstructie-clausule in uw polis is opgenomen. Wanneer dit het geval is, kunnen de kosten die gemaakt zijn om de administratie te herstellen, vergoed worden.

Mocht uw boekhouding verloren gaan of u komt in een andere noodsituatie terecht, denk dan niet ‘paniek, paniek, paniek’, maar denk dan: Office Helden! Want wij helpen u graag verder; met een steuntje in de rug of als redder in nood.